Zwinne wdrożenia systemów ERP – dlaczego to się sprawdza w naszych projektach? ERP

Zwinne wdrożenia systemów ERP – dlaczego to się sprawdza w naszych projektach?

Zwinne zarządzanie projektami informatycznymi staje się coraz popularniejsze. Agile, czyli zwinne podejście (metodyki: SCRUM, Kanban, XP itd.), na dobre wkroczyło do świata IT, ale nie tylko. Zwinnie pracuje coraz więcej organizacji i zespołów poza branżą informatyczną. Agile to elastyczne podejście do zarządzania pracą w projektach, zakładające stałą i cykliczną współpracę zespołów projektowych z klientami, nastawioną na osiągnięcie celów biznesowych stawianych przed wdrożeniem. Z czego wynika rosnąca popularność metodyk zwinnych? Jakie korzyści przynosi wykorzystanie Agile we wdrożeniach rozwiązań IT? Jak przebiegają zwinne wdrożenia systemów ERP?

Dynamika otoczenia

Podejście zwinne jest coraz częściej stosowane, ponieważ dynamika rynku i otoczenia biznesowego, w którym działają przedsiębiorcy, stale się zwiększa. Taka sytuacja wymaga zmiany podejścia – szybszego reagowania na sytuacje nietypowe, elastyczności w prowadzeniu biznesu, zdolności stałej adaptacji do pojawiających się nowych okoliczności. Zmieniają się również oczekiwania względem rozwiązań informatycznych, wspierających zarządzanie firmą. Przewagą w coraz bardziej dynamicznym otoczeniu jest możliwość szybszego wdrażania rozwiązań dostosowanych do specyficznych wymagań naszego biznesu oraz otwartych na rozszerzanie funkcjonalności w przyszłości. Takie możliwości dają zwinne wdrożenia systemów ERP.  

Założenia się zmieniają

Klasyczne (kaskadowe) podejście do realizacji projektów IT w obliczu obecnej dynamiki gospodarczej powoli przestaje mieć biznesowe uzasadnienie. Zakłada ono na początku projektu długi (trwający od kilku tygodni do kilku miesięcy) okres analizy przedwdrożeniowej, poświęcony na opisywanie procesów zachodzących w organizacji, tworzenie obszernej listy funkcjonalności systemu, planowanie z góry poszczególnych działań w projekcie, określenie sztywnych ram związanych z zakresem i budżetem przedsięwzięcia. Kolejne kilka miesięcy zajmują prace projektowe. Wdrożenie rozwiązań w firmie następuje zwykle łącznie po kilku lub kilkunastu miesiącach.

W metodyce klasycznej etap wdrożenia zaprojektowanych rozwiązań to zazwyczaj pierwszy moment, kiedy przedstawiciele firmy i docelowi użytkownicy mają styczność z zaprojektowanym na ich potrzeby systemem. Często okazuje się jednak, że założenia przyjęte na etapie analizy przedwdrożeniowej w międzyczasie przestały być aktualne. Procesy biznesowe firmy i jej otoczenie zmieniło się przez ten czas w wielu kluczowych aspektach. W związku z tym okazuje się, że wyobrażenia przedstawicieli firmy na temat funkcjonowania systemu rozminęły się z rozwiązaniami, które zaprojektował zespół.

Inne podejście do analizy

Metodyka zwinna zakłada, że zmiany w projekcie będą się pojawiać, jest to coś naturalnego. Dlatego w samych założeniach tej metodyki pracy jesteśmy przygotowani do wprowadzania zmian. Podejście zwinne bazuje na tym, że nie sposób jest określić sztywnych ram projektu z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. To przekłada się na sposób organizacji prac w projekcie. Zamiast analizy przedwdrożeniowej w podejściu zwinnym przeprowadzamy w Sente Sprint analityczny z klientem. Trwa on od kilku dni do kilku tygodni. Jego produktami są zdefiniowane cele biznesowe projektu, opracowana koncepcja wdrożenia, określona lista wszystkich wymagań pożądanych w systemie. Nie zakłada się z góry szczegółowej listy funkcjonalności, jakie ma posiadać produkt końcowy. Określamy na ogólnym poziomie przebieg wszystkich procesów biznesowych.

Prace projektowe przeprowadzane są w ścisłej współpracy z Product Ownerem po stronie klienta. Jest to tzw. Właściciel Produktu, czyli osoba decyzyjna, odpowiedzialna za zbieranie wymagań i oczekiwań w firmie, ich ewaluację oraz podejmowanie decyzji o kolejności prac realizowanych przez Zespół Deweloperski. Praca w metodyce zwinnej pozwala “pociąć” projekt na bardzo małe etapy. Zespół projektowy pracuje w cyklicznych fazach (tzw. Sprintach), czyli 1-4 tygodniowych okresach. Po każdym Sprincie Product Owner wraz z osobami zaangażowanymi merytorycznie w firmie w dany obszar odbiera i weryfikuje rozwiązania, które opracował zespół projektowy. Następnie wspólnie planowane są prace na kolejny Sprint.

Metodyka zwinna
Concept of Scrum Development Life cycle and Agile Methodology, Each change go through different phases and Release

Podejście zwinne zakłada, że zespół projektowy nie poświęca czasu na kilkutygodniowe rozważania, w jakiej formie zaimplementować dany proces. Wręcz przeciwnie – pomysł jest projektowany i realizowany, a po kilku dniach wykonawcy otrzymują informację zwrotną od Product Ownera – czy takie rozwiązanie jest dobre, czy należy je zmodyfikować. W zwinnej pracy feedback pojawia się co kilka dni, a nawet codziennie, nie po kilku miesiącach. To pozwala na bardzo szybkie wyciąganie wniosków i wdrażanie usprawnień w stylu pracy całego zespołu projektowego – tak, aby eliminować niezadowolenie, czy pojawiające się problemy w dalszych Sprintach. Dzięki temu również zespół oszczędza czas i nie tworzy rozwiązań, których klient nie będzie potrzebował. Wręcz przeciwnie, tworzy narzędzia odpowiadające na rzeczywiste potrzeby klienta, a nie takie, które realizują listę funkcjonalności, których klient nie oczekiwał.

Wspólna praca – wspólna odpowiedzialność

Metodyka zwinna zakłada zaangażowanie Product Ownera i interesariuszy z Zespołem Deweloperskim jako podstawę realizacji projektu. Aspekt empiryczny wspólnej pracy sprawia, że zespół projektowy bardzo dobrze poznaje firmę, dla której projektuje rozwiązania, jej potrzeby, oczekiwania i specyfikę. Bieżąca weryfikacja kierunku prac pozwala korygować ewentualne błędy na bieżąco. Agile zakłada ciągłą adaptację do pojawiających się nowych okoliczności i zmian w biznesie – staramy się realizować tylko te założenia, które według Product Ownera i Zespołu Deweloperskiego mają sens, czyli przyniosą korzyści biznesowe.

Podejście zwinne pozwala osiągać szybszy tzw. time to market, czyli moment, w którym klient może samodzielnie przetestować fragment gotowego rozwiązania, uruchomić je w formie prototypu w firmie i udostępnić do zweryfikowania pracownikom i interesariuszom. W metodyce klasycznej, z założenia, dzieje się to dopiero po zakończeniu prac projektowych, czyli zwykle po kilku miesiącach pracy. Wtedy modyfikacje ewentualnych różnic są znacznie bardziej czasochłonne i kosztowne.

Większa elastyczność, więcej możliwości

Nie można zakładać, że w podejściu kaskadowym nie ma projektów z sukcesem – oczywiście, że są. Metodyka klasyczna sprawdza się w projektach, które zakładają implementację gotowych systemów, czy rozwiązań kompletnie zdefiniowanych pod względem wymagań. Podejście to wymaga jednak znacznie więcej formalności, obszernej dokumentacji, poczynienia ścisłych założeń. W przypadku, kiedy system dostosowywujemy do biznesu klienta, to zdecydowanie bardziej efektywne jest wykorzystanie metodyk zwinnych.

Podejście zwinne się sprawdza, ponieważ stawia znacznie większy nacisk na współpracę z klientem. To nie jest projekt klienta, to nie jest też projekt firmy wdrażającej – jest to wspólna praca, obustronne zaangażowanie i wspólna odpowiedzialność za efekty. Zmiany w założeniach czy ewolucja oczekiwań klienta są szansą do rozwoju i osiągnięcia jeszcze lepszych rezultatów końcowych projektu. To jedna z największych zalet tego podejścia.

W kolejnych artykułach będę starała się przybliżyć tematykę planowania prac w projektach zwinnych, kwestię budżetowania oraz specyfiki roli Product Ownera.

Komentarze (0)

Polecane artykuły

bg ERP

B2B, dystrybucja, ERP, handel,

Jak wykorzystać system ERP do planowania zaopatrzenia w dystrybucji i handlu B2B?

Konsumenci w handlu B2B oczekują bezbłędnej i natychmiastowej realizacji zamówień. Głównym kryterium zakupowym klientów firm dystrybucyjnych coraz częściej nie jest cena, a dostępność towarów i czas realizacji zleceń.

bg ERP

System erp,

Jak wybrać system ERP?

Sytuacja każdej z firm jest inna, więc okoliczności wyboru systemu ERP mogą być bardzo zróznicowane. Są jednak pytania, na które odpowiedzieć powinni sobie wszyscy, którzy rozważają, jaki system ERP wybrać.

bg ERP

metodyka zwinna, System erp, systemy klasy erp, wdrożenie erp,

Zmiana systemu ERP - czy to już czas?

Według danych Computerworld 30% polskich firm miało w planach w 2017 roku zmienić system IT. Z kolei z danych Panorama Consulting wynika, że 17% wszystkich wdrożeń ERP na świecie to właśnie wymiana oprogramowania.

bg ERP

ERP, systemy klasy erp, wdrożenie erp,

Wdrożenie i co dalej?

Po burzy przychodzi spokój, a po wdrożeniu… obsługa serwisowa. Czy można “wdrożyć i zapomnieć”? Można. Ale czy warto rezygnować z korzyści, jakie daje rozwój rozwiązań zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami firmy?

bg ERP

cyfrowa transformacja, systemy erp, systemy IT,

Cyfrowa transformacja - dlaczego, jak i kiedy?

Cyfrowa transformacja wymieniana jako jeden z najsilniejszych trendów w rozwoju przedsiębiorstw. Koncepcja zakłada wdrożenie innowcji technologicznych zmieniających dotychczasowy sposób funkcjonowania firmy. Czym w praktyce jest cyfrowa transformacja i jaką wartość biznesową może wnieść do organizacji?

bg ERP

moduły systemu erp, split payment, systemy IT, vat, zarządzanie,

Split payment

Projekt ustawy dotyczącej split payment, czyli mechanizmu podwójnej płatności, został przyjęty przez rząd. Jeśli zmiany zostaną przegłosowane przez posłów, to najprawdopodobniej zaczną one obowiązywać jeszcze w 2018 roku.

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA I BĄDŹ NA BIŻĄCO.